Agent ou agente à l'accueil et à l'information

Numéro d'offre 15218 Période d'affichage Du 25-10-2024 au 08-11-2024 Lieu de travail Bureau du registraire Pavillon Jean-Charles-Bonenfant Ville de Québec Statut/Admissibilité Contrat temporaire Ouvert à tous Détails du poste Classe 9 Taux horaire: 25.66$ à 29.37$ Salaire annuel: 46 861.06$ à 53 636.38$ Régime d'emploi: 35 heures/semaine Horaire: Temps plein, horaire fixe Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 La plage horaire pour le repas est de 1h Budget: Fonctionnement Durée du contrat ou de l'affectation temporaire Dès que possible au 12 septembre 2025 Description de fonction Rôle principal Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue. Attributions caractéristiques Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Vend du matériel et tient une caisse. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité : D.E.S. Expérience : Autres : Logiciels: Word Une bonne connaissance de l'anglais est exigée Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. À titre d'information Autres logiciels: Capsule, Banner Les agent(e)s à l’accueil et à l’information du Bureau du registraire relèvent de la conseillère en efficacité organisationnelle. Le travail est supervisé par un chef d’équipe. Ils donnent le service de première ligne au comptoir d’accueil, sur la ligne téléphonique pour l’admission générale à l’Université Laval et sur les adresses génériques courriel pour l’admission et les documents officiels. Leur travail est directement lié au processus de gestion des études. L’information à assimiler est importante, diversifiée, complexe et exige beaucoup de rigueur. Tâches et responsabilités: Accueillir la clientèle, cerner les problèmes qui lui sont soumis et porter assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter. Rechercher, tenir à jour et assurer la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition Consulter le dossier de l’étudiant afin de s’assurer de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assister afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communiquer avec les personnes appropriées, afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises pour les cas complexes. Etc. Candidatures Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent. Pour information, contactez Valérie Boisclair 418-656-2131 poste 413595 ou valerie.boisclairvrrh.ulaval.ca Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent. 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Location: Québec, CA

Posted Date: 11/5/2024