AMUE
Assistant.e de Direction
Job Location
Paris, France
Job Description
L'assistant/assistante de direction accompagne la directrice ou le directeur général(e) des services (DGS) afin de faciliter et d'optimiser son activité. En étroite collaboration avec la ou le DGS, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble de ses activités.
Les principales missions sont :
Gestion de l'agenda
+ Gérer et optimiser l'agenda avec un souci de cohérence et de priorité des actions et d'équilibre organisationnel
+ Organiser les déplacements de la ou du DGS
+ Préparer et planifier les réunions (assurer toute la logistique de l'organisation des réunions : ordre du jour, rédaction des comptes-rendus, …)
+ Assurer le suivi et le respect des échéances des services de la DGS
Assurer le secrétariat
+ Elaborer le budget de la direction générale des services en lien avec la ou le DGS et en suivre l'exécution,
+ Réaliser des outils d'analyse et de reporting financier,
+ Gerer les commandes des titres repas de l'ensemble des agents rattachés à la Direction Générale des Services et à la Direction
+ Rédaction de notes, comptes-rendus, supports de présentation,
+ Centraliser les besoins en formation des agents de la direction générale des services, veiller à la priorisation des demandes et les transmettre aux ressources humaines.
+ Valider les demandes de congés et d'absence de la ou du DGS
+ Gestion administrative et financière courante (dépenses, devis etc..)
+ Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Gestion des évènements
+ Organiser les événementiels internes et en assurer la logistique :
o Accueil des nouveaux,
o Journée des personnels en lien avec la Chefferie de cabinet
o Journée de noël,
o Séminaires et comités de la DGS
o Groupes de travail divers, formations
+ Participer à l'organisation des instances de l'Amue en lien avec la Chefferie de cabinet
Gestion du courrier et des mails
+ Gérer, assurer le suivi du courrier et des mails de la ou du DGS, rédiger des projets de réponse, assurer les envois
+ Trier le courrier sur le site parisien
+ Gestion et suivi du courrier de la Direction : enregistrement du courrier reçu et dispatching en l'absence de la Chefferie de cabinet
L'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) est un groupement d'intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses membres (établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche), des outils et services qui participent à la modernisation de leur gestion et facilitent l'exercice de leurs missions.
Elle se situe sur deux sites géographiques distincts : Paris et Montpellier.
Le poste est affecté à la direction générale des services sur le site parisien.L'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) est un groupement d'intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses membres (établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche), des outils et services qui participent à la modernisation de leur gestion et facilitent l'exercice de leurs missions.
Elle se situe sur deux sites géographiques distincts : Paris et Montpellier.
Le poste est affecté à la direction générale des services sur le site parisien.
Location: Paris, FR
Posted Date: 10/4/2024
Les principales missions sont :
Gestion de l'agenda
+ Gérer et optimiser l'agenda avec un souci de cohérence et de priorité des actions et d'équilibre organisationnel
+ Organiser les déplacements de la ou du DGS
+ Préparer et planifier les réunions (assurer toute la logistique de l'organisation des réunions : ordre du jour, rédaction des comptes-rendus, …)
+ Assurer le suivi et le respect des échéances des services de la DGS
Assurer le secrétariat
+ Elaborer le budget de la direction générale des services en lien avec la ou le DGS et en suivre l'exécution,
+ Réaliser des outils d'analyse et de reporting financier,
+ Gerer les commandes des titres repas de l'ensemble des agents rattachés à la Direction Générale des Services et à la Direction
+ Rédaction de notes, comptes-rendus, supports de présentation,
+ Centraliser les besoins en formation des agents de la direction générale des services, veiller à la priorisation des demandes et les transmettre aux ressources humaines.
+ Valider les demandes de congés et d'absence de la ou du DGS
+ Gestion administrative et financière courante (dépenses, devis etc..)
+ Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Gestion des évènements
+ Organiser les événementiels internes et en assurer la logistique :
o Accueil des nouveaux,
o Journée des personnels en lien avec la Chefferie de cabinet
o Journée de noël,
o Séminaires et comités de la DGS
o Groupes de travail divers, formations
+ Participer à l'organisation des instances de l'Amue en lien avec la Chefferie de cabinet
Gestion du courrier et des mails
+ Gérer, assurer le suivi du courrier et des mails de la ou du DGS, rédiger des projets de réponse, assurer les envois
+ Trier le courrier sur le site parisien
+ Gestion et suivi du courrier de la Direction : enregistrement du courrier reçu et dispatching en l'absence de la Chefferie de cabinet
L'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) est un groupement d'intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses membres (établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche), des outils et services qui participent à la modernisation de leur gestion et facilitent l'exercice de leurs missions.
Elle se situe sur deux sites géographiques distincts : Paris et Montpellier.
Le poste est affecté à la direction générale des services sur le site parisien.L'Amue (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) est un groupement d'intérêt public qui a pour missions de mutualiser les ressources universitaires, de développer et de diffuser, au bénéfice de ses membres (établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche), des outils et services qui participent à la modernisation de leur gestion et facilitent l'exercice de leurs missions.
Elle se situe sur deux sites géographiques distincts : Paris et Montpellier.
Le poste est affecté à la direction générale des services sur le site parisien.
Location: Paris, FR
Posted Date: 10/4/2024
Contact Information
| Contact | Human Resources AMUE |
|---|