Assistant(e) de direction de la Présidente (F/H)

Au sein du Cabinet de la Présidente et sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de Cabinet, vos missions sont les suivantes :

* Suivi et gestion de l'agenda de Madame la Présidente du Conseil départemental :

Programmation des rendez-vous ou réunions (organisation et confirmation)

Gestion des invitations de la présidente (réponse aux organisateurs, préparation des éléments de dossier et suivi)

Optimisation de l'agenda

Préparation des rendez-vous : constitution des dossiers numériques et papiers

Accueil des rendez-vous de la Présidente

Gestion de tous les déplacements de la présidente : trajets (billets de train, chauffeur), hôtels, réservations…

* Secrétariat de la Présidente :

Gestion des appels

Gestion des parapheurs et des courriers

Rédaction de courriers de réponse

Compte-rendu de réunion en cas de besoin

Lettres de commande et suivi des dépenses

Classement

Rangement du bureau de la Présidente

* Missions secondaires :

Assurer le suivi administratif en cas d'absence de l'assistante de la Cheffe de Cabinet (suivi administratif et gestion des invitations)

Continuité des missions en cas d'absences des collègues

Participer en tant que de besoin aux autres missions du Cabinet

Informations complémentaires :

· Poste en binôme pour assurer une amplitude horaire large (8h - 19h), variable en fonction de l'activité de la Présidente et du Cabinet

· Grande variété d'interlocuteurs et de sujets à prendre en charge…

. Liaison fonctionnelle : en lien permanent avec le DGS, avec l'assistant de la Cheffe de Cabinet, avec les coordinatrices des élus, les assistantes des directions générales adjointes, des secrétariats opérationnels et les partenaires extérieurs.

· Horaire de travail qui varie 1 semaine sur 2 avec l'agent en binôme (semaine 1 : un agent commence à 8h et l'autre finit à 19h / semaine 2 : inversement)

· Charge de travail importante
Au nord de la Région Nouvelle-Aquitaine, entre Loire et océan, à 1h50 de Paris en TGV et 30 minutes du littoral, le Département des Deux-Sèvres bénéficie d'un environnement attractif et d'un cadre de vie agréable, connecté et dynamique.

Acteur de proximité au cœur de la vie de ses 375 000 habitants, le Département des Deux-Sèvres emploie près de 1 800 agents dans plus de 150 métiers différents, agissant au quotidien au service des usagers et du territoire.

Location: Niort, FR

Posted Date: 10/4/2024